Los dueños de negocios saben que la productividad mejora con la eficiencia de las personas. La planificación y organización en el trabajo establece rutinas, brindando instrucciones sobre cómo priorizar las tareas diarias y enfrentar posibles obstáculos.

Cuando las personas tienen días organizados, se dedica menos tiempo a tratar de averiguar qué hacer a continuación. El resultado final es menos tiempo perdido, mayor eficiencia y mayor productividad. Mantén la planificación y organización de actividades de trabajo simples para maximizar la efectividad.

Por qué es importante la planificación y organización en el trabajo

Cuando se hace una buena planificación y organización en el trabajo, se está en condiciones de tomar mejores decisiones. Entre las razones para una buena organización y planificación tenemos:

1- Te ayudan a anticipar las necesidades y los problemas e identificar las opciones disponibles.

2- Te ayudan a realizar tu trabajo con precisión, evitando errores costosos.

3- Organizar tu trabajo y planificar con anticipación te ayuda a ser más eficiente y productivo.

4- Estar bien organizado y desarrollar planes efectivos también te permite alcanzar metas y objetivos importantes.

Reglas para ser más efectivo en la planificación y organización

¡Tenía la intención de hacerlo, pero se me acabó el tiempo!» ¿Te suena familiar? Todos somos culpables de esto. El tiempo se nos escapó y no hicimos todas las cosas que queríamos. La planificación y organización en el trabajo es lo que te ayudara a ser exitoso.

Sigue estas 5 reglas para ser más efectivo en la planificación y organización. Estas reglas simples pueden hacer que tu vida sea mucho más fácil y mucho más exitosa de lo que jamás creíste posible.

Todo es cuestión de determinar tareas específicas y convertirlas en la base del plan de actividades diarias.

1- Priorizar y secuenciar tareas

Aunque no puedes hacer todo a la vez, priorizar te ayuda a descubrir qué tareas son las más importantes y qué tareas pueden esperar. Si sabes cómo priorizar, podrás dividir tu trabajo en partes más pequeñas.

Luego puedes concentrarte en cada tarea, una a la vez, comenzando por la más importante.

Pueden haber tareas que debas realizar en una secuencia específica o juntas. Haz una lista de todo lo que tienes que hacer y establece un orden prioritario.

2- Gestión del tiempo

No hay forma de aumentar el tiempo que tienes, pero puedes encontrar formas de utilizar mejor tu tiempo. La gestión del tiempo harán que tus acciones te ayuden a terminar las cosas que tienes que hacer. A medida que mejores en la gestión de tu tiempo, sentirás que tiene más tiempo.

La gestión del tiempo va de la mano con tu lista de prioridades, por ello, agrega estimaciones de tiempo para cada tarea en tu lista.

Horarios realistas

Piensa en el mejor momento para realizar actividades. Por ejemplo, si necesitas más energía para escribir propuestas, podría ser mejor colocar esta tarea más temprano en el día y reservar tareas menos intensivas en energía para más adelante en el día cuando tu energía sea más baja.

Establece horarios realistas para realizar tareas. Por ejemplo, si sabes que toma un mínimo de dos horas procesar los pedidos y sacarlos el mismo día, no te dediques las últimas dos horas antes de la fecha límite de envío para completar la tarea; establece esta prioridad más temprano en el día.

3- Eliminar posibles distracciones

Hay tantas distracciones potenciales en el día laboral de todos. Los teléfonos celulares personales, los mensajes de texto, los mensajes instantáneos, las redes sociales y la navegación por Internet son grandes distracciones, pero no son las únicas.

Los descansos excesivos para tomar café y hablar con los compañeros de trabajo también reducen considerablemente la productividad.

Respeta y cumple los tiempos de descanso y apaga todos los dispositivos que puedan distraerte. Y enfoca la energía en tareas inmediatas en lugar de tratar de realizar múltiples tareas.

4- Delegar

Esto puede ser lo más complicado. Delegar es una práctica común y esencial en el lugar de trabajo. Al delegar, entregas parte de tu trabajo a otras personas.

Delegar puede ser muy difícil, pero confía en tu equipo. Si las cosas no van bien, evalúa y actúa en consecuencia.

5- Planificación anticipada

Ser un planificador y organizador exitoso tiene mucho que ver con tu capacidad para planificar con anticipación. Por lo general, cuanto más tiempo tengas para planificar algo, más éxito tendrás.

En conclusión, tener una buena organización y planificación laboral te permite cumplir a cabalidad con tus actividades, siendo más eficiente y productivo.